Le style : définition
« La seule façon d’apprendre à écrire c’est d’écrire »
Ce sont les différentes manières d’exprimer une même idée. Aussi, le choix d’un style dépend de la situation de communication et surtout de la relation que l’on peut entretenir avec le destinataire du message : nous employons un style différent selon que l’on s’adresse à un collègue, un supérieur ou un inconnu.
Les types de style
En français, on parle de trois registres de langue différents : familier, courant, soutenu.On utilise le premier en famille, entre amis ou collègues c’est-à-dire dans des situations sans contraintes. Le style courant est employé dans la plupart des situations : il n’est ni soutenu ni intime : c’est un style spontané et vivant. Le style soutenu est utilisé dans les circonstance officielles et lorsqu’il existe une distance (psychologique ou sociale) entre les interlocuteurs.Le français parlé et le français écrit son différents : il s’agit de deux systèmes de communication qui possèdent leurs caractères particuliers, aussi bien au niveau de la construction des phrases qu’au niveau du choix du vocabulaire. De ce fait, passer de l’un à l’autre oblige l’usager à se plier à des règles spécifiques.
I- Le style en français des affaires :
En français des affaires, le style moderne opte pour les phrases courtes. En effet, c’est un moyen simple et efficace de transmettre le message. Le style commercial repose surtout sur la correction de la langue. Ainsi, lorsqu’il s’agit de rédiger un écrit commercial (lettre, circulaire, notice, annonce, etc…), la langue soutenue se distingue par l’utilisation du mot juste, par le respect de la grammaire, de l’orthographe, des règles d’usage, etc…
Dans ce type de courrier, le ton doit être neutre et courtois quel que soit le motif de la lettre (réclamation, mise en demeure, licenciement, il existe plusieurs façons de formuler une idée mais il faut choisir la plus polie si l’on veut obtenir des résultats.
Dans tous les cas, il faut éviter de toucher le destinataire en portant des accusations ou en formulant des propos vexants. Une parole impolie traduit un manque de professionnalisme.
3.1. Caractéristiques du style professionnel
3.1.1. L’affinement du style : Utiliser un style soutenu en évitant de confondre registre orale et registre écrit :
Une production écrite (compte rendu, lettre, circulaire, etc…) peut être grammaticalement correcte, mais souffrir au niveau du style employé. Affiner son style, c’est soigner son expression en portant remède à ces insuffisances. Ainsi, lorsqu’on rédige un courrier commercial, on doit prêter attention aux formules appartenant à l’oral, voici quelques exemples :
Ex 1 : Ce retard de livraison est votre problème.
Le mot « problème » prend ici un sens dépréciatif, en plus c’est une construction appartenant à l’oral. Il convient par conséquent de la corrige comme suit :
Ce retard de livraison ne nous est pas imputable.
Ex 2 : Votre refus de paiement risque de nous contraindre à entamer des démarches auprès des autorités compétentes mais nous espérons ne pas en arriver là
Qu’il faut corriger en : Nous espérons ne pas avoir à envisager une telle éventualité.
Nous espérons pourvoir éviter une telle mesure.
Ex 3 : j’espère que ça s’arrangera au mieux entre nos deux sociétés.
Voici quelques propositions de correction :
J’espère que nous pourrons trouver une solution favorable.
J’espère que nous pourrons résoudre au mieux cette question.
3.1.2. Opter pour des phrases courtes :
Dans le contexte professionnel, la communication écrite aux préalables suivants :
§ Elle a toujours au but précis dans le sens où elle vise à réaliser des objectifs (informer, demander des renseignements, convoquer une réunion, vendre un produit, etc…) identifiés dès le début.
§ Elle se présente à un endroit et un temps « réels » : par de contexte fictif c’est le cas dans le contexte littéraire par exemple.
Voici quelques techniques qui permettent de s’exprimer à l’aide de phrases courtes :
1. On peut utiliser les mots de coordination et couper les phrases à leur niveau :
Ex : Compte tenu de la situation critique de ce client, j’ai décidé de transmettre son dossier) notre avocat et je l’ai averti pour qu’il puisse prendre les mesures nécessaires qui lui permettent de régler le montant de cette facture impayée.
Correction possible : Compte tenu de la situation critique de ce client, j’ai décidé de transmettre son dossier à notre avocat. Je l’ai ensuite averti pour qu’il puisse…
2. On peut aussi utiliser les éléments de la ponctuation comme techniques de raccourcis les phrases
Ex : L’ordre du jour de la réunion était le bilan normale et financier, le programme des activités à venir, l’achat d’un ordinateur et l’élection du nouveau trésorier.
Correction : L’ordre du Jour était :
§ Le bilan moral et financier.
§ Le programme des activités à venir.
§ L’achat d’un ordinateur.
§ L’élection du nouveau trésorier.
3. Réduire le nombre de mots utilisés et ne pas abuser de substantifs
Ex : Il n’y a aucun doute sur le fait que nous avons besoin de faire des modifications majeures dans le fonctionnement de notre société.
Correction : Nous avons besoin de modifier notre organisation.
Ex : Il est de première nécessité que nous procédions à la réception de ce matériel pour le 10 juin au plus tard.
Correction : ce matériel doit nous être expédié pour le 10 juin.
4. Utiliser des verbes d’action plutôt que des verbes d’état
Ex : ces directives sont applicables à toutes les personnes qui font usage de nos produits.
Correction : ces directives s’appliquent à tous les usagers de nos produits.
5. Eviter les périphrases
Ex : Des salariés dont le comportement est caractérisé par l’efficacité.
Correction : Des salariés efficaces.
3.1.3. La clarté du style :
a. Eviter les mots « passe-partout » :
Ce sont des mots qui conviennent à des très nombreux emplois ; comme les verbes : mettre, dire, faire, voir ; les noms : chose, affaire, problèmes, etc…
Pour mieux expliquer ce phénomène, nous donnerons ici quelques exemples :
o « faire »
- Je vous fais mes excuses pour ces erreurs de facturation.
Au lieu de je vous présente mes excuses pour …
Je vous prie d’agrée mes excuses pour …
- J’ai fait un stage de deux mois dans cette société. (effectué)
- J’ai fait une étude sur le comportement du consommateur (réalisé, mené, effectué, etc…)
- J’ai fait des études de secrétariat (accompli).
o « chose »
- Le mise à pied est une chose que le syndicat n’accepte pas (mesure).
- Veuillez prendre les mesures nécessaires pour que pareille chose ne se reproduise pas (pareil fait, pareille erreur).
- Aucune chose ne pourra l’arrêter (obstacle).
b. Eviter les pléonasmes :
Le pléonasme est l’utilisation, pour exprime une idée, de deux mots dont l’un est superflu (inutile) :
Ex : Ils ont prévu d’avance de solder leur compte.
Les mots « prévoir » et « d’avance » répètent la même idée. On peut donc corriger cette phrase en : Ils ont prévu de solder leur compte.
Voici d’autres exemples de pléonasme :
Montrer en haut, descendre en bas, reculer en arrière, etc…
Ex ; Je pourrais vous téléphoner éventuellement.
Ici, le conditionnel et l’adverbe « éventuellement » expriment la même idée « l’hypothétique ».
c. Atténuer l’expression :
Suivant les situations de communication et malgré les circonstances (cas de litige avec un client, différend avec un fournisseur, un collègue de travail, etc…) de parole ou d’écriture, dans le milieu d’affaires, la règle veut que l’on soit courtois, poli en réduisant la vigueur de ses parles, c’est-à-dire en atténuant son langage.
En effet, l’atténuation est un procédé efficace permettant d’exprime ce qu’on veut (réclamation, poursuite en justice, etc…) tout en restant courtois, Parmi les procédés qui permettent l’atténuation on peut citer :
1. Le lexique :
L’usage de certains mots peut être ressenti par le destinataire comme offensant. Ainsi, il convient donc d’éviter les termes blessants :
Ex : Nous ne pouvons pas satisfaire votre demande.
Le ton utilisé dans cette phrase est trop direct et on peut très bien exprimer la même idée tout en évitant de blesser le correspondant.
Ex : Nous regrettons vivement de ne pouvoir satisfaire votre demande.
Ex : Vous ne m’avez pas encore payé les articles suivants.
Pour atténuer, on peut dire : nous n’avons pas encore reçu le règlement des articles suivants.
2. Les adverbes : certains adverbes permettent également l’atténuation.
Ex : je ne suis pas d’accord sur le contenu de ce document je ne suis pas tout à fait d’accord…
Ex : Vous prenez les choses à la légères = vous prenez les choses peut - être à la légère.
3. Le conditionnel : il a l’avantage de présenter les choses comme étant hypothétiques et permet donc aussi d’atténuer l’expression :
Ex : Envoyez-moi un devis concernant les articles suivants à je souhaiterais recevoir un devis …
Ex : patientez un peu à je vous demanderais de patienter un peu
Ex : sortez de mon bureau à je vous prierais de …
4. La forme interrogative :
Ex : apportez-moi le dossier de la société X à Pouvez-vous m’apporter le dossier de la société X ?
Ex : Reveniez demain à pouvez-vous revenir demain ?
5. La forme passive : Le passif offre l’avantage de ne pas avoir à nommer forcément le responsable d’une action.
Ex : Vous avez commis une erreur à une erreur à été commise.
Ex : Vous m’avez livré ces machines avec beaucoup de retard à ces machines m’ont été livrées avec beaucoup de retard.
Ex : Votre livreur n’a pas respecté les consignes de sécurité à Les consignes de sécurité n’ont pas été respectées.
6. Les formes impersonnelles : Permettent d’atténuer le discours dans le cas d’un ordre ou d’une remarque parfois désobligeante :
Ex : Oubliez cet incident à il est préférable d’oublier cet incident.
Des expressions comme : il semble, il paraît, il est possible, il est souhaitable, il vaut mieux, etc…
7. La phrase incise : placée entre deux virgules. Elle permet aussi d’atténuer la vigueur des propos
Ex : La remise que nous vous demandons de nous accorder permettra de relancer la collaboration entre nos deux sociétés à la remise que nous vous demandons de nous accorder permettra, nous en sommes convaincus, de relancer la collaboration.
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